Verwaltung setzt auf Transparenz: Wachsam mit acht Augen

Verwaltung setzt auf Transparenz (NGZ). Von Carsten Sommerfeld

Ob ein neuer Wagen für die Verwaltung angeschafft werden muss oder ob es um die Sanierung eines Schulgebäudes geht - Stefanie Bössem von der zentralen Submissionsstelle ist immer mit im Spiel. „Alle Aufträge der Stadt über 5 000 Euro gehen über meinen Schreibtisch“, erklärt die 33-Jährige.

Die Vergabe öffentlicher Aufträge ist ein besonders sensibler Bereich, häufig geht es um hohe Beträge. Um Beeinflussung von Mitarbeitern von außen und Unzulänglichkeiten möglichst von vornherein zu verhindern, hat die Verwaltung unter anderem die zentrale Submissionsstelle eingerichtet - ein wichtiger Baustein im Anti-Korruptionskonzept der Stadt, die kürzlich einen Anti-Korruptionsbeauftragten ernannt hat.

Die Bemühungen werden über die Stadtgrenzen hinaus anerkannt. In ihrem Bericht zur Haushaltsprüfung (NGZ berichtete) stellte die Gemeindeprüfungsanstalt NRW der Submissionsstelle ein sehr gutes Zeugnis aus, könne „anderen Kommunen als Beispiel dienen“. „Immer wieder rufen uns auch andere Stadtverwaltungen an, fragen, wie wir vorgehen“, erzählt Stefanie Bössem.

Das ist ein Lohn von mittlerweile zweijähriger Arbeit. Die jüngste Frucht: eine zentrale Bieter-Kartei. „Ich habe in den Fachämtern nachgefragt, an welche Unternehmen sie Aufträge vergeben, und die Firmen mit Ansprechpartnern, Referenzen und anderen Daten in einer zentralen Bieter-Datei zusammengefasst.“ Ein Vorbild gebe es beim Kreis. „Über unser Computer-Netzwerk haben alle Mitarbeiter die Informationen zur Hand“, erläutert die Diplom-Verwaltungs- und Diplom-Betriebswirtin.

Transparenz zu schaffen ist generell das Ziel. „In vielen Städten ist die Submissionsstelle dem Bauverwaltungsbereich angegliedert und bearbeitet nur Bauvergaben. In anderen Ämtern befassen sich dann oft Mitarbeiter mit dem Vergabewesen, die nur selten mit größeren Aufträgen zu tun haben.“Dabei ist die Materie komplex, bis ins einzelne ist geregelt, ob Aufträge je nach dem Kostenvolumen beschränkt (ab 5 000 Euro), öffentlich (ab 25 000 Euro)oder sogar europaweit ausgeschrieben werden müssen.

„In Korschenbroich dagegen haben wir eine Zentrale Submissionsstelle eingerichtet, die direkt dem Bürgermeister zugeordnet und für alle Vergaben zuständig ist“, erläutert Stefanie Bössem. „Und bei Vergaben verfolgen wir hier das Sechs-bis Acht-Augenprinzip.“ Das bedeutet, dass Ausschreibungen und Vergaben im Fachamt, in der Submissionsstelle und im Rechnungsprüfungsamt und zum Teil von der Controllingstelle bearbeitet und geprüft werden. Die Formulare sind vereinheitlicht, können von den Mitarbeitern direkt vom Computer ausgedruckt werden.

Stefanie Bössem versteht sich nicht nur als „Kontrolleurin“, sondern zugleich als Beraterin, denn „Im Vergabewesen gibt es ständig Änderungen, neue Rechtsprechung. Das Vergaberecht ist keineswegs trocken, fast jede größere Ausschreibung bringt etwas Neues.“ Bei vielen Ausschreibungen wird sie schon früh bei der Leistungsbeschreibung beteiligt. In einem speziell auf die Situation in der Stadt zugeschnittenen Vergabehandbuch sind alle wichtigen Unterlagen und Formulare zusammengefasst.

Das Handbuch ist ebenfalls komplett im Computer zugänglich. Doch bei aller Organisation „müssen die Ämter und Mitarbeiter mitmachen. Wir haben deshalb eine ,Arbeitsgemeinschaft Vergabehandbuch’ gegründet, in der ich mich mit Vertretern des Rechnungsprüfungs-, Tief- und Hochbauamtes sowie des Abwasserbetriebs treffe, um neue Bestimmungen und Fragen zu erörtern.So schaffen wir Akzeptanz auf breiter Basis. Eine solche AG ist mir aus keiner anderen Kommune bekannt.“ Die Aufarbeitung von Vergabebestimmungen ist auch der Gemeindeprüfungsanstalt „besonders positiv“ aufgefallen.

Nicht zum Vergabeverfahren direkt, sondern zur Leistungsbeschreibung hatten die Prüfer aber auch einige Kritik: Sie monieren, dass es bei der Erledigung von Aufträgen im Baubereich öfters zu größeren Änderungen gegenüber der Leistungsbeschreibung komme. „Das Problemist war uns bereits vorher bekannt“, sagt Stefanie Bössem. „Oft stellt sich erst beim Umbau eines Gebäudes heraus, was sich hinter einer Wand oder Decke verbirgt, welcher Aufwand wirklich erforderlich sind.“ Das treffe so heißt es im Rathaus, besonders für alte Gebäude zu, und von denen habe die Stadt sehr viele zu unterhalten.